Bonton elektronske pošte

Težko je oceniti, koliko ljudi po celem svetu uporablja to storitev, saj se ocene števila uporabnikov in novih uporabnikov svetovnega spleta zelo razlikujejo. Vendar lahko dokaj z veliko gotovostjo trdimo, da najmanj 90 odstotkov tistih, ki ima dostop do interneta uporablja tudi e-pošto.

No, pa da se lotimo tokratne teme – elektronske pošte. Predstavljajte si rednega uporabnika elektronske pošte, ki na dan prejme in pošlje vsaj 20 do 30 sporočil (in ta številka se z večanjem števila uporabnikov elektronske pošte veča iz dneva v dan). Kako se naj ta človek znajde v džungli nepravilno ali – če hočete – nekulturno napisanih »mejlov«? Težko!

Zato, da tudi sami v prihodnosti ne bomo imeli podobnih težav in da mogoče celo dvignemo raven kulture pošiljanja elektronskih sporočil, bomo v nekaj točkah opisali osnovna pravila za uporabnike elektronske pošte. Naj e-komuniciranje doseže svoj namen in vam ter vašim dopisovalcem, predvsem pa dopisovalkam, nudi pravo mero zadovoljstva (predvsem pa čim manj težav!).

– Polje “Zadeva” (ali “Subject”) vedno pravilno izpolnite (torej naj ne ostane stari naslov dopisovanja izpred meseca dni), predvsem pa ga izpolnite in ne puščajte praznega.
– Pismo zmeraj začnite s pozdravom, pa tudi nagovorite človeka, ki mu pišete. Verjemite, da se človek lepše počuti, če se začne pismo takole: “Pozdravljen, Janez” in ne takole: “Čuj, jaz sem se spomnil…”

– Mnogi radi pri vsakem mejlu (v polju “Predmet”) dopišete “NUJNO”, ali kliknete »klicaj«. Če to naredite vsakič, ljudje vaše pošte ne bodo jemali resno.
– Še posebej če pošiljatelju pišete prvič, se podpišite s polnim imenom. Dodajte svoj naslov, svoj e-mail, mogoče povezavo na svojo spletno stran, telefon. Seveda lahko takšen podpis v večini programov za elektronsko pošto pripravite že vnaprej (“Podpis” ali “Signature”). Npr. v Microsoftovem Outlooku greste na “Orodja”, “Možnosti”, “Oblika pošte” in “Izbira podpisa”.

– Če odgovarjate na prejet mejl z možnostjo “Vrni” (“Replay”), svoj odgovor napišite nad besedilo prejetega mejla. Starega besedila, ki je še aktualno, ne izbrišite, da se bo prejemnik zlahka spomnil, o čem je tekla beseda. Če pa ima sporočilo več točk, lahko svoje misli obarvate in jih seveda postavite na pravo mesto ali pa ločite z odstavki, da bo tekst bolj pregleden. Opozorilo: iz takšnega dopisovanja naj ne nastane pismo neverjetne dolžine. Raje izbrišite nepomembne (zastarele) zadeve ali pa se celo lotite pisanja novega pisma.
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=5C38jlrUCdw[/youtube]- Ne dolgovezite. Ljudje imamo vedno manj časa, zato radi vidimo, da so besedila (izjema so še vedno osebni mejli) kratka in jedrnata. Za izražanje svojih čustev si lahko pomagate na zelo duhovit način – s smeški.
– Dolgih datotek, predvsem šal, pa naj bodo tekstovne ali slikovne, mogoče v »video zapisu«, nikar ne pošiljajte vse povprek naokoli. Prej se tudi prepričajte, da prejemnika ne moti ogromno število takšnih sporočil. Veste, mogoče njemu ob tem ni do smeha. Predvsem pa najprej poglejte, kako velike so datoteke, da z njimi ne boste izzvali jezo prejemnika. Vsi namreč nimajo na voljo poštnih nabiralnikov brez omejitve kvote (velikosti).

– Pri (pre)pošiljanju šal (tudi ostalih sporočil, ki jih pošiljamo na več naslovov) bodite pozorni še na dve stvari: prejemnike vedno vpišiti v polje za skrito kopijo ter pobrišite morebitno zgodovino preteklih naslovov, ki se zdaj nahajajo v vsebini sporočila. Na ta način boste vsaj nekoliko onemogočili delo spamu (nezaželeni pošti), predvsem pa hranili osebne podatke svojih prijateljev zase.

– Načeloma VELIKE ČRKE pomenijo zmerjanje in kričanje. Zato previdno z VELIKIMI ČRKAMI, ko pišete ljudem, ki jih še ne poznate dobro. Seveda pa drugače že med starimi znanci, kjer ponavadi velikost črk ponavadi pomeni le, da je nekdo hotele nekaj še posebej močno IZPOSTAVIT.
– Če je le mogoče, uporabljajte slovenski nabor znakov! Če pa vaš program za mejle šumnikov ne podpira, pa raje uporabljajte c,z in s, saj se lahko zgodi, da zaradi popačenih šumnikov vaš mejl sploh ne bo razumljiv, ampak bo poln praznih prostorov in čudnih serij znakov.

– POZOR: če v vaš “Inbox” prispe pošta s pripeto datoteko (“Attachment”), ki ima čudno končnico (npr. .exe) jo raje izbrišite brez odpiranja, saj je zelo možno, da gre za virus. Še posebej bodite pozorni na pošto s čudnimi naslovi (“Subject”); za nekatere viruse je namreč značilno, da so naslovi »virusnih mejlov« lahko prepoznavni (npr.: “don’t drink too much”, “introduction on ADSL”, “I love you” itd.).
– Če dobite pošto, ki pravzaprav ni namenjena vam, jo vrnite pošiljatelju in ga opozorite na napako. Hvaležen vam bo.

– Če boste nekoga dobesedno bombardirali s sporočili, nikar ne pričakujte, da bo odgovoril na vsak vaš “preblisk”.
– Nasvet: preden pošto pošljete, jo naprej pazljivo preberite, da vam kasneje ne bo nerodno ob velikem številu slovničnih napak ali pa, še huje, da vam ne bo žal zaradi kakšne preveč žolčno napisane besede ali stavka.
– Ne posredujte pošte naprej, če je bila namenjena le vam. Zamera bo velika. In verjetno tudi zelo upravičena.

– Zavedajte se, da je službeni mejl namenjen le službi. Zato se izogibajte posmehu vaših sodelavcev (ali vsaj tehnikov v vašem podjetju), ki bi mogoče z veseljem prebrali kakšen vaš popolnoma oseben mejl.
– Bodite pazljivi pri uporabi kratic ali smeškotov – marsikdo jih mogoče ne bo razumel.
– Priponke pošiljajte v takih formatih, da jih bo prejemnik zlahka odprl, še raje pa mu tekst pošljite kar v besedilu mejla, ker se tako izognemo potencialnim težavam z odpiranjem. Predvsem pa, še enkrat, bodita pozorni na velikost priponk!

Ps. Če boste e-mail pošiljali “simpatičnemu” dekletu, ki ste ga komajda spoznali, je skorajda nujno, da spoštujete večino napisanega. Pokažite ji namreč, da se zanjo “še posebej potrudite” in da vam ni žal časa in energije, ki jo namenite temu vprašanju.